A seguir, as etapas da filosofia Kaizen para uma aplicação na rotina de trabalho para torná-lo mais rápido e eficaz.
Apresentado em 1930 por Walter Shewhart como um ciclo a ser aplicado na administração da qualidade, o ciclo tornou-se conhecido no mundo todo através da ampla divulgação feita nos anos 50 por Edwards Deming na indústria do Japão.
As 4 etapas do ciclo PDCA
1 – Planejar (Plan): É o início do ciclo PDCA. Esta é a parte estratégica do ciclo que requer o levantamento e a análise das informações coletadas.
2 – Fazer (Do): Trata da etapa de fazer tudo o que foi planejado.
3- Checar (Check): Avalia a qualidade do que está sendo feito, comparando o que havia sido planejado com o resultado final e os possíveis problemas que possam ter ocorrido durante o processo.
4 – Agir (Act): É o resultado de toda a análise realizada e requer a correção de todos os problemas encontrados.
Etapa 1 – Planejar – “Plan”
É a etapa em que se analisam os problemas que precisam ser resolvidos:
• Defina os problemas
• Defina os objetivos
• Escolha os métodos
Etapa – Fazer – “Do”
É hora de pôr a mão na massa e executar o que foi determinado no passo anterior:
• Treinar o método.
• Executar.
• Realizar eventuais mudanças.
• Não procurar a perfeição, mas o que pode ser feito de forma prática.
•Medir e registrar os resultados
É interessante notar que nesta etapa do modelo PDCA, apesar de ser chamada de fazer (DO), não se começa realmente “fazendo” algo que vai resolver o problema, mas capacitando as pessoas que terão que atuar, arregaçar as mangas e colocar as coisas em prática.
Sem o devido treinamento a execução do ciclo PDCA ficará comprometida.
Etapa 3 – checar – “check”
Esta é uma das etapas mais importantes que definem o conceito do PDCA num ciclo. Depois de checar (“check”), vamos procurar agir de forma melhorada:
• Verificar se o padrão esta sendo obedecido.
• Verificar o que está funcionando e o que está dando errado.
O diagrama de Ishikawa pode auxiliar no modelo PDCA?
O diagrama de ishikawa, também conhecido como espinha de peixe, pode tanto ajudar na fase de planejamento, ao se descobrir o problema, quanto na fase de checagem.
Pode-se perfeitamente utilizar o diagrama de Ishikawa como veremos a seguir:
Ishikawa determinou 6 possíveis causas de problemas que devem ser investigadas:
1- Método: o próprio método usado pode ser a causa do problema. É preciso verificar se ele é mesmo o mais adequado.
2- Material: Os materiais de baixa qualidade, pirateados, defeituosos, inapropriados ou fora das especificações necessárias.
3- Mão-de-obra: a seleção do time, a quantidade, o treinamento, a motivação no trabalho, a qualificação, entre alguns outros fatores, devem ser analisados.
4- Máquinas: os equipamentos são atualizados? Seu funcionamento está adequado à demanda? Estão devidamente reguladas? A manutenção está em dia?
5- Medidas: as métricas que foram escolhidas são eficazes para se controlar os resultados esperados? Os instrumentos de medição estão calibrados e são confiáveis? A forma de se calcular as métricas é simples e fácil de aplicar?
6 – Meio ambiente: o ambiente de trabalho é adequado? Está devidamente protegido das intempéries, sons, gases e outros elementos?
Analisando cuidadosamente cada um desses pontos, será possível tornar o método de trabalho que resolve o problema ainda mais assertivo e eficiente.
Etapa 4 – Agir “act”
Hora de agir com mais assertividade.
As coisas estão conforme programado? Continuar assim!
Na verdade existem inconformidades? Então agir para corrigir e prevenir os erros!
Melhorar o sistema de trabalho.
Repetir as soluções que se mostraram adequadas.
Ao final da quarta etapa, o conceito de PDCA recomenda o reinício do ciclo para que se possa buscar uma melhoria continuada e ininterrupta.
Quando o método for definido e começa a ser aplicado, as medições devem ser ainda mais intensas, em busca de erros e desvios. Se forem encontradas inconformidades, o processo PDCA se reinicia em busca da melhoria contínua do processo.
Cada vez que um problema é identificado e solucionado o processo trabalhado pelo ciclo PDCA passa para um novo patamar de qualidade.
Os problemas que antes afetavam este processo agora tornam-se oportunidade de melhoria.
Sua utilização vai além do ambiente de trabalho podendo ser aproveitado inclusive em sua vida pessoal.
Agora é com você! Mãos à obra!
Até mais!
Tête-à-Tête
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